Il valore di una check-list? Praticamente Nullo!

Se siete convinti che una lista di controllo o, più naif, una check list sia la soluzione più adatta ad ogni esigenza di verifica allora siete del tutto fuori strada

Secondo la ISO 31010, sulle tecniche e strumenti di gestione del rischio, la check list è la modalità più semplice di identificazione dei rischi, il cui scopo è la categorizzazione di una serie pre-definita (e questo aspetto è sostanziale) di elementi, variabili o parametri di cui si chiede (o pretende) un monitoraggio

Nella versione più diffusa, solitamente una tabella a tre/quattro colonne, la prima colonna descrive il parametro oggetto di osservazione, nelle colonne successive ritroviamo, in forma sintetica o codificata (del tipo OK, KO, NA), l’esito del riscontro. Nelle versioni più raffinate, una colonna aggiuntiva è riservata a note o commenti: ad esempio per indicare i valori riscontrati oppure precisazioni rispetto alle proprie osservazioni

Il largo utilizzo di questo modello è legato alla facilità di elaborazione ed implementazione di un sistema di controlli basati su questa tecnica

Si prestano bene per verifiche ripetitive, su aspetti molteplici di un processo o prodotto. L’ordine sequenziale degli elementi da esaminare, ad esempio, permette di tenere traccia della fase di avanzamento di un processo

In sintesi, definita l’area di controllo, si procede alla identificazione e selezione degli elementi ritenuti di maggiore interesse, o comunque più significativi; gli si assegna una priorità o sequenza di verifica; si individua la risorsa (o funzione) addetta alla esecuzione dell’attività.

Tuttavia, è bene precisare che a tutta questa semplicità esecutiva fa da contrappeso una evidente difficoltà di progettazione allo scopo di non invalidare i vantaggi di questo strumento

Ad esempio, è necessario definire un tempo medio per la esecuzione della check-list, così come individuare la giusta misura in termini di frequenza e numerosità dei controlli

È importante stabilire a monte l’obiettivo di ogni singola riga di controllo, definendo delle chiare strategie risolutive per i casi non previsti

In termini pratici, il sistema va in crisi quando prevedo una sequenza di 15 controlli, ad esempio su un veicolo-cisterna, ma pretendo di risolvere il tutto in un tempo massimo di tre minuti; oppure inserisco un controllo degli equipaggiamenti ma ometto di definire il campo di applicazione (solo valvole di chiusura o anche il passo d’uomo?) o la modalità di esecuzione del controllo (mi limito ad osservare che non ci siano perdite dal tappo oppure valuto anche il serraggio della chiusura?)

Infine, chi controlla che il processo di verifica, eseguito con l’ausilio delle liste di controllo, sia realmente efficace? L’assenza di anomalie è realmente indice di un sistema virtuoso oppure, più verosimilmente, segnala una incapacità ad eseguire controlli più approfonditi?

Ovviamente in tutti questi scenari non ci sono risposte uniche, ogni contesto va esaminato singolarmente ma anche periodicamente, per capire come il sistema evolve (e si migliora) oppure involve e si deteriora lasciando spazio ad anomalie sempre più critiche

Come sempre il tutto dipende dall’osservatore…e qui entra in gioco il DGSA